我怎麼用 AI 每天 15 分鐘處理完 60 封信

我是新創創辦人，每天收件匣裡有合作邀約、客戶回覆、帳單通知、系統提醒、電子報，加起來 40-60 封。

以前每天花 1-2 小時掃信箱。現在 AI 幫我過濾和分類，我只處理真正需要判斷的那 5-8 封。15 分鐘搞定。

這篇你會學到

• 一段可複製的 prompt 讓 AI 分類 + 摘要 60 封信
• 為什麼「先分類再摘要」順序很重要
• 讓 AI 抓出客氣拒絕信的技巧
• Gmail 搜尋語法怎麼過濾行銷信

每天早上的 Prompt

你可以直接複製這段：

搜尋我 Gmail 裡過去 24 小時的新信，排除行銷信和社群通知。分成三組：(1) 需要回覆：客戶、合作方、重要人物的信 (2) 純通知：系統、部署、更新 (3) 待處理：帳單、訂閱、需行動但不急。對第 1 組每封信寫一句摘要和回覆建議。第 3 組整理成表格寫到 Notion。特別規則：包含拒絕、取消、退款、不續約等詞的信，無論語氣多客氣都標為需人工處理。

AI 執行：搜尋 → 讀取 → 分類 → 摘要 → 寫入 Notion，大約 2-3 分鐘。我再花 10 分鐘看摘要、修改回覆草稿。

為什麼順序很重要

💡 先分類再摘要，順序錯了準確率差很多。

一次說「分類 + 摘要 + 寫回覆」，AI 會為了湊回覆而歪曲分類——把「純通知」硬分到「需回覆」，因為它覺得可以回一句「收到謝謝」。

分類時 AI 只需看寄件人和主旨，速度快且準。摘要時才需要讀內容。混在一起做，AI 的分類標準會被摘要和回覆的需求污染。

Gmail 搜尋語法技巧

💡 用這個而不是自然語言：

is:unread newer_than:1d -category:promotions -category:social

不加 -category 時 60 封裡 40+ 封是行銷信，AI 浪費大量 token 讀它們。加了過濾後剩 15-20 封。

另外 newer_than:1d 比 after:2026/03/20 好，因為不用每天改日期。

我踩過的坑

⚠️ AI 把客氣的拒絕判斷成不重要。 客戶回「目前不需要，謝謝」，AI 標記為純通知。但這其實是一個需要追蹤的拒絕信號，漏掉可能丟客戶。所以 prompt 裡加了「特別規則」那段。

⚠️ 第一次跑時信件量爆表。 平常不清信的人搜 is:unread 可能有幾百封，AI 超出 token 限制直接失敗。解法：第一次用 newer_than:1d 只處理今天的，之後每天跑就不累積。

工具設定

需要 Gmail + Notion。用 Claude.ai 的話 Settings → Connectors 開啓兩個就好。

用其他 AI 工具或想一次連所有 App，到 OctoDock 用一個 MCP URL 搞定所有連接。