讓 AI 自動把客戶信件變成待辦事項

客戶寄信來說「麻煩幫我改一下簡報的第三頁」，你看完說「等下處理」，然後就忘了。

現在我讓 AI 掃描客戶信件，自動拉出行動項目建成 Google Tasks，不會再漏。

這篇你會學到

• 讓 AI 判斷「哪些信需要行動」而不只是摘要
• 任務標題的最佳格式
• 怎麼用 Gmail label 定義「客戶」
• Google Tasks 沒有優先級的 workaround

每天下午跟 AI 說這段

你可以直接複製這段：

搜尋 Gmail 裡過去 24 小時來自客戶的信（排除自動通知）。對每封信，判斷裡面有沒有需要我執行的行動。如果有，用一句話描述行動，然後建成 Google Tasks。任務標題格式：[客戶名] 行動描述。只有明確要求我「做某件事」的信件才算，確認、感謝、通知不算。

AI 會：搜信 → 讀內容 → 判斷有沒有 action item → 有的話建成 task。

為什麼說「判斷行動」比「摘要」好用？

如果你說「摘要每封信」，AI 會給你 20 條摘要。但你要的是「哪幾封需要我做事」。

用「判斷裡面有沒有需要我執行的行動」這個 prompt，AI 會自動過濾掉「謝謝您的回覆」「收到了」這種不需要行動的信。

客戶怎麼定義？

最簡單的方式：用 Gmail label。把客戶信件加上 clients label，然後搜 label:clients newer_than:1d。比叫 AI 自己判斷「哪些是客戶」準得多。

任務標題為什麼要指定格式？

不指定的話，AI 會建「處理客戶 A 的信件」這種無用的標題。指定 [客戶名] 行動描述 後會得到：

✅ 「[Acme Corp] 修改簡報第三頁」——一看就知道誰的事、做什麼。

我踩過的坑

⚠️ AI 把「麻煩確認收到」判斷成行動項目。 在 prompt 裡加「只有明確要求我『做某件事』的信件才算，單純的確認、感謝、通知不算」就解決了。

💡 Google Tasks 沒有優先級欄位。 不像 Notion 或 Todoist，Google Tasks 沒有原生的優先級。我的 workaround：在標題前加 emoji（🔴 緊急 / 🟡 一般），用 prompt 告訴 AI「如果信件提到截止日在 3 天內，標題前加 🔴」。

工具設定

需要 Gmail + Google Tasks。Claude.ai 內建兩者的 connector。

其他 AI 工具用 OctoDock 一個 MCP URL 連接所有 App。