把散落在 Google Docs 的文件自動整理成 Notion 知識庫

我有 40+ 份 Google Docs：會議紀錄、產品規格、競品分析、隨手寫的想法。散落在各個資料夾裡，需要時找不到。我讓 AI 把它們讀過一遍，分類後寫成 Notion 的結構化知識庫。現在要找任何資訊，搜 Notion 就好。

這篇你會學到

• 為什麼要分兩步做（Drive 搜尋 + Docs 讀取是不同的 API）
• Drive 搜尋的結構化查詢語法
• 怎麼處理 40+ 份文件不爆 token
• 同名文件和 PDF 的避坑方式

第一個要知道的事：Drive 和 Docs 是兩個不同的 API

這是我實測後才發現的。Google Docs 的 API 只能「讀取特定文件」，不能「搜尋或列出所有文件」。搜尋要用 Google Drive。所以流程是：

Drive 搜尋找到 ID → Docs 讀取內容 → Notion 寫入

如果你一步就說「讀我所有 Google Docs 並整理到 Notion」，AI 可能會試著用 Docs API 搜尋，失敗後告訴你「無法存取」。拆成兩步就沒問題。

實際怎麼做

第一步：掃描。 你可以直接複製這段：

搜尋我 Google Drive 裡所有的 Google Docs（檔名包含「MIBU」）。列出每份的標題和最後修改日期。

第二步：讀 + 整理。 你可以直接複製這段：

讀取這三份文件：[doc_id_1]、[doc_id_2]、[doc_id_3]。對每份寫一段 3 行摘要，然後建成 Notion 頁面，標題用原始檔名，內容放摘要 + 原文重點。

幾個我後來才發現的事

💡 Drive 搜尋語法很特別。 不是自然語言，是結構化查詢。幾個實用的：

• name contains '報告' and mimeType='application/vnd.google-apps.document' — 只搜 Google Docs 格式
• modifiedTime > '2026-01-01' — 只搜今年修改過的
• 兩個條件可以用 and 組合

💡 不要一次讀太多份。 40 份文件一次讀完會超出 token 限制。我的做法：每次讀 3-5 份，整理完再讀下一批。慢但穩。

⚠️ 同名文件多個版本。 Drive 裡有「產品規格 v1」「v2」「v3」。AI 如果讀到舊版本，寫入 Notion 的就是過時資訊。解法：在搜尋步驟加 modifiedTime 排序，或在 prompt 裡說「同名文件只取最新的」。

❌ PDF 和圖片讀不到。 Google Docs 格式的文件讀得到內容，但 Drive 裡上傳的 PDF 和圖片只拿得到 metadata。如果你的重要文件是 PDF 格式，這個流程會漏掉它們。

工具設定

需要連接 Google Drive + Google Docs + Notion 三個 App。

到 OctoDock 用一個 MCP URL 同時連接三個 App，Drive 搜尋 + Docs 讀取 + Notion 寫入的跨 App 操作在同一個對話裡完成。