讓 AI 同時搜三個地方幫你找資料
想像這個畫面：你要找某個專案的資訊，它可能在 Gmail 的信件裡、Google Drive 的文件裡、或 Notion 的筆記裡。以前要開三個分頁分別搜。
現在我說一句「找所有跟 Acme 專案相關的東西」，AI 同時搜三個地方，合併結果。
這篇你會學到
- 一句話同時搜 Gmail + Drive + Notion
- 三個工具的搜尋語法差異（不用你記，AI 會處理）
- 怎麼讓結果不淥、不重複
直接試
你可以直接複製這段：
幫我找所有跟「{project_name}」相關的資訊：
- 搜 Gmail 裡 from 或 to 該專案相關人的信件，只看最近 90 天
- 搜 Google Drive 裡檔名包含專案名的文件
- 搜 Notion 裡含專案名的頁面
每個來源最多 5 筆。合併結果，每筆前面標 [Gmail] [Drive] [Notion]。如果多個來源指向同一件事，合併成一條。
你不用記的事（AI 會處理）
三個工具的搜尋語法完全不同：
- Gmail：
from:[email protected] newer_than:90d - Drive：
name contains 'Acme' and mimeType='application/vnd.google-apps.document' - Notion：直接給關鍵字就好
AI 知道這些差異，會自動對每個工具用對的語法。你只需要說「找 Acme」。
我後來才明白的事
💡 搜尋範圍要收窄。 不要說「搜所有相關的」，會回傳太多。指定時間範圍（Gmail 加 newer_than:90d）和數量限制（每個工具前 5 筆）。
⚠️ 同一件事在三個地方有三個版本。 你跟客戶的討論在 Gmail，總結在 Notion，簡報在 Drive。AI 列出了三筆，看起來像三個不同的東西。所以 prompt 裡要加「如果多個來源指向同一件事，合併成一條」。
❌ Drive 搜尋只搜檔名，不搜內容。 如果你的文件叫「2026-03 專案會議」而不是「Acme 專案會議」，Drive 搜不到。這是 Drive 搜尋的結構性限制，Notion 的全文搜尋反而更強。
工具設定
這是典型的多 App 場景——需要同時存取 Gmail + Google Drive + Notion。
到 OctoDock 用一個 MCP URL 連接所有 App，三個搜尋在同一個對話裡完成。