用 AI 一鍵把 Word 合約轉成 PDF 並寄給客戶
客戶說「合約麻煩轉成 PDF 寄給我」。以前我要：開 OneDrive → 找到檔案 → 開啟 Word → 另存為 PDF → 開 Gmail → 附加檔案 → 寫信 → 寄出。現在我只要一句話。
這篇你會學到
- 一句話完成「找 Word 檔 → 轉 PDF → 寄信」整個流程
- 資料怎麼從 OneDrive 流到 Gmail
- 哪些檔案適合這樣操作、哪些不適合
完整流程
一句話版本
幫我找 OneDrive 上的「合約.docx」，轉成 PDF，然後寄給 [email protected]，主旨寫「合約文件」，內容寫「您好，附件為合約 PDF，麻煩確認」
AI 會依序：
- 在 OneDrive 搜尋「合約.docx」
- 讀取並轉換為 PDF
- 用 Gmail 寄出（目前 PDF 以連結形式附加）
分步驗證版本
如果你不放心一次做完，可以分步：
先幫我搜尋 OneDrive 上的「合約」相關 Word 檔案
確認找到正確的檔案後：
讀取這個檔案的前幾段讓我確認是不是正確的合約
確認後：
轉成 PDF 並寄給 [email protected]
資料怎麼流動的
這是跨 App 場景的核心價值：
OneDrive（Word 檔）→ Microsoft Graph API（轉 PDF）→ Gmail API（寄信）
你不需要知道這些 API 是什麼，AI 會自動選擇正確的工具並串聯起來。
幾個你可能沒想到的用法
💡 可以一次處理多份合約。「幫我找所有名稱包含『合約』的 Word 檔，全部轉成 PDF」。
💡 可以先讀取合約內容再決定要不要寄。「讀取合約內容，如果金額超過 10 萬就寄給老闆確認，否則直接寄給客戶」。
💡 可以讓 AI 根據合約內容自動產生信件內容，不用自己寫。
踩過的坑
⚠️ PDF 轉換只保留文字和基本格式。如果你的 Word 檔有複雜的表格、圖片或特殊字型，轉出來可能跟原檔不完全一樣。重要合約建議先預覽。
⚠️ 目前 Gmail 寄信時附加的是 PDF 的下載連結，不是直接嵌入附件。客戶需要點連結下載。
做不到什麼
❌ 直接編輯 Word 檔內容（目前只能讀取和建立，不能修改已有檔案的文字）
❌ 數位簽名 — 合約簽署還是需要專業工具
❌ 密碼保護的 Word 檔
工具設定
- 到 octo-dock.com 註冊
- 從 Dashboard 連結 Microsoft Word 和 Gmail
- 試試：「幫我列出 OneDrive 上的 Word 檔案」
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