我用 OctoDock 重新整理散落在五個 App 裡的專案資料

我有一個專案跑了三個月。相關資料散落在 Gmail（客戶信件）、Google Drive（提案檔）、Notion（會議筆記）、GitHub（程式碼）、Google Docs（規格書）。要找一個資料得開五個 App 翻。

我花了半天，讓 AI 把這些整理成一個完整的 Notion 專案頁面。

這篇你會看到

• 實際的 prompt 和 AI 回傳結果
• 資料從五個 App 怎麼流到 Notion
• 跨 App 搜尋的實際體驗
• 哪些步驟很流暢，哪些卡住

為什麼要做這件事

專案到了要交接給別人的階段。我需要一個「專案全貌」頁面，讓下一個人能快速了解所有相關資料在哪、重要決策是什麼、還有哪些未完成的事。

手動做的話大概要一整天。我試試用 AI。

實際操作過程

第一步：跨 App 搜尋

幫我搜尋跟「{project_name}」相關的所有資料。請分別搜尋：Gmail（含這個關鍵字的信件）、Google Drive（含這個名稱的檔案）、Notion（含這個關鍵字的頁面）、GitHub（repo 名稱或 issue 含這個關鍵字）。列出所有找到的項目。

AI 回傳了一個分 App 的清單：

• Gmail: 14 封相關信件
• Drive: 3 個檔案（提案簡報、合約、預算表）
• Notion: 5 個頁面（會議紀錄和待辦）
• GitHub: 1 個 repo，12 個 issues

第二步：整理成專案頁面

把以上結果整理成一個 Notion 專案総覽頁面。包含：專案摘要（一段話）、重要決策時間線（從會議筆記和信件裡提取）、相關檔案連結（Drive 和 Notion 的連結）、未完成事項（從 GitHub issues 和 Notion 待辦提取）、關鍵聯絡人（從信件往來提取）。寫到 Notion 頁面 {page_id}。

這一步是整個流程最驚艷的部分。AI 把 5 個 App 的資料交叉整理，產生了一個有結構的專案頁面。

碰到的問題

⚠️ Gmail 搜尋回傳太多信件時，token 量很大。我後來加了「只取最近 30 天」來控制。

⚠️ AI 在提取「重要決策」時，會漏掉只在信件裡提到但沒有正式記錄的決策。這需要手動補充。

⚠️ Google Docs 的內容讀取目前只能取得純文字，格式（表格、圖片）會丟失。對於規格書這類文件，還是需要手動開來看。

學到的事

💡 「先搜尋再整理」比「一次做完」更可靠。讓 AI 先列出所有找到的東西，你確認沒有漏掉重要的，再讓它整理。

💡 跨 App 搜尋的結果品質很依賴「關鍵字」。專案名稱如果太通用（例如「Phase 2」），搜尋結果會很雜。取一個獨特的專案名稱很重要。

想試試嗎？

到 octo-dock.com 註冊，連結你常用的 App。從一個專案的跨 App 搜尋開始試。